Per contribuire alla prevenzione di illeciti, irregolarità o condotte poste in essere in violazione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.lgs. n. 231/2001, dell’Anti Bribery&Corruption Management System, del Codice Etico del Gruppo FS, di leggi o regolamenti, Rete Ferroviaria Italiana ha adottato un processo di gestione delle segnalazioni in attuazione della legge n. 179/2017, la cosiddetta 'legge sul whistleblowing'.
Il processo di gestione delle segnalazioni - parte integrante del Modello 231 - prevede la trasmissione e comunicazione delle segnalazioni anche in forma anonima. Il Gruppo FS, infatti, assicura la riservatezza dell'identità del segnalante e vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione nei confronti di chiunque abbia fatto una segnalazione.
Per facilitare l'invio e il trattamento delle segnalazioni RFI mette a disposizone degli utenti web una piattaforma dedicata.
Le segnalazioni possono essere effettute, anche in forma anonima, sia dal personale del Gruppo FS sia da esterni, in particolare:
- le "persone del Gruppo FS" - i dipendenti, a tempo indeterminato e determinato, e i componenti degli organi di amministrazione e controllo;
- i "terzi" - le persone che a diverso titolo intrattengono e hanno intrattenuto o intendono e hanno inteso intrattenere rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con il Gruppo FS Italiane.
RFI auspica che nelle segnalazioni sia esplicitata l'identità del segnalante (la cui riservatezza è garantita in tutte le fasi del processo di ricezione e gestione della segnalazione) perché in questo modo è più agevole verificare i fatti segnalati e allo stesso tempo è possibile garantire la tutela del segnalante e informarlo sugli esiti degli accertamenti svolti.
Le segnalazioni possono avere ad oggetto fatti già accaduti o che verosimilmente potrebbero accadere, anche meramente omissivi, riferibili a persone del Gruppo FS o a terzi, che possano integrare illeciti, irregolarità o condotte in violazione del Modello 231 e delle procedure che ne costiuiscono attuazione, dell'Anti Bribery&Corrumption Management System, del Codice Etico nonchè di leggi, regolamenti o normative interne (es. in materia di corruzione, antitrust, riciclaggio, ecc.) o comunque condotte tali ad arrecare danno o pregiudizio, anche solo d’immagine o reputazionale, al Gruppo FS.
Le segnalazioni devono essere effettuate tempestivamente rispetto alla conoscenza dei fatti in modo da renderne concretamente possibile la verifica e devono riguardare fatti di cui il segnalante abbia conoscenza diretta.
Per consentire le verifiche a riscontro della fondatezza dei fatti, è preferibile che le segnalazioni contengano le seguenti informazioni:
- le generalità del soggetto che effettua la segnalazione;
- una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione;
- se conosciute, le circostanze di tempo e luogo in cui i fatti sono stati commessi e le generalità o altri elementi che consentano di identificare i soggetti segnalati;
- l'indicazione di eventuali altri soggetti che possano riferire sui fatti oggetto di segnalazione e di eventuali documenti che possano confermare la fondatezza dei fatti.
Sono escluse le comunicazioni, doglianze, rivendicazioni, istanze che hanno ad oggetto tematiche differenti da quelle delle segnalazioni. Le segnalazioni non devono riguardare rimostranze di carattere personale.
▶ Piattaforma whistleblowing
La piattaforma whistleblowing è lo strumento preferenziale per l’invio e la gestione delle segnalazioni, in quanto maggiormente idoneo a tutelare la riservatezza dell’identità del segnalante e assicurare adeguate misure di sicurezza delle informazioni.
Attraverso la piattaforma è possibile:
- inviare una segnalazione
- modificare o aggiornare una segnalazione inviata
- consultare lo stato di una segnalazione inviata
- ricevere riscontro sugli esiti delle verifiche, laddove il segnalante abbia fornito la sua identità.
Inoltre, la piattaforma consente di:
- separare i dati identificativi del segnalante dal contenuto della segnalazione prevedendo l’adozione di codici sostitutivi dei dati identificativi, in modo che la segnalazione possa essere processata in modalità anonima
- mantenere riservato il contenuto della segnalazione durante l’intera fase di gestione della stessa, consentendo l’accesso ai soli soggetti autorizzati
- adottare protocolli sicuri per il trasporto dei dati in rete nonché l’utilizzo di strumenti di crittografia per il contenuto della segnalazione e dell’eventuale
documentazione allegata
- interagire con il segnalante, garantendone l’anonimato.
▶ Altri canali di trasmissione
In alternativa le segnalazioni possono essere inviate:
- per posta ordinaria all'indirizzo - RFI SpA Segreteria Tecnica Comitato Etico presso • la Direzione Internal Audit di RFI SpA - Piazza della Croce Rossa, 1, 00161 Roma o presso • l'Organismo di Vigilanza c/o Direzione Internal Audit di RFI SpA - Piazza della Croce Rossa, 1 - 00161 Roma
- per posta elettronica all'indirizzo di posta elettronica: comitatoeticoRFI@rfi.it o Org.Vig@rfi.it
- verbalmente, mediante dichiarazione rilasciata dal segnalante, in apposita audizione, al Comitato Etico/all’Organismo di Vigilanza di RFI SpA, riportata a verbale e sottoscritta dal segnalante.
Tutte le segnalazioni ricevute, anche attraverso i canali alternativi, sono registrate nella piattaforma informatica.
Nel rispetto delle previsioni di legge RFI:
- assicura la riservatezza dell’identità del segnalante;
- vieta ogni forma di ritorsione o discriminazione nei confronti di chiunque abbia effettuato una segnalazione e di terzi connessi al segnalante e adotta le misure volte a tutelare i diritti dei soggetti segnalati.
Per assicurare che non siano poste in essere ritorsioni nei confronti del segnalante, per i dipendenti di RFI viene attivato un monitoraggio della situazione lavorativa del segnalante per un periodo di due anni dalla data della segnalazione.
I soggetti a qualsiasi titolo coinvolti nella gestione delle segnalazioni sono tenuti, nei limiti previsti dalla legge, alla riservatezza in merito all’esistenza e al contenuto della segnalazione e all’attività compiuta al riguardo e garantiscono la riservatezza sull’identità del segnalante, del segnalato e degli altri soggetti coinvolti secondo quanto previsto dalla normativa vigente.
L'informativa al Segnalante e al Segnalato
▶ Segnalante
In caso di segnalazioni nominative (in cui il segnalante ha dichiarato le proprie generalità), il segnalante è informato, attraverso i previsti canali comunicativi, della ricezione e presa in carico della segnalazione.
▶ Segnalato
Il soggetto segnalato è informato dell’esistenza e del contenuto della segnalazione, di cui può acquisire copia (senza evidenza del nominativo del segnalante) e circa gli esiti degli accertamenti svolti.
In entrambi i casi sono fatte salve alcune cautele volte a escludere un pregiudizio delle finalità e degli interessi coinvolti (ad es. l’informativa al segnalante sugli esiti delle verifiche può essere omessa qualora possano essere pregiudicati indebitamente i diritti del segnalato, l’informativa al segnalato può essere ritardata o omessa al fine di evitare possibili rischi di compromissione degli accertamenti da svolgere e in ogni caso quando rendendo l’informativa si possa risalire anche indirettamente all’identità del segnalante).
Il Processo
Le segnalazioni sono indirizzate al Comitato Etico e/o all’Organismo di Vigilanza di RFI.
L’Organismo di Vigilanza di RFI gestisce le segnalazioni relative a violazione o tentata elusione del Modello 231 o a violazione del Codice Etico che hanno o potrebbero avere rilievo ai sensi del D.lgs. n. 231/2001.
Se la segnalazione, all’esito di una verifica preliminare, risulta circostanziata vengono svolte le attività istruttorie, per accertare la fondatezza o meno dei fatti segnalati.
Le segnalazioni concernenti le Società Controllate sono trasmesse ai competenti organi della società (Comitato Etico/Organismo di Vigilanza) per i relativi accertamenti.
Nell’ambito del processo di gestione delle segnalazioni i dati personali sono trattati nel rispetto della normativa vigente in materia (Regolamento EU 679/2016 e D.Lgs. 196/2003, così come modificato dal D.Lgs. 101/2018).